Il y a quelques mois j’ai écrit un article sur la gestion de l’administratif à la maison. Vous le trouverez ici et pourrez y lire ma méthode pour mieux la gérer. Cet article est évidemment brillant et très drôle mais dans mon empressement à vous donner des astuces, j’ai omis de parler de deux étapes cruciales : celle qui vient AVANT la méthode de tri et de classification, et celle qui vient APRÈS.
Avant la reprise en main
Il est important de se regarder dans le blanc des yeux (je sais, ce n’est pas facile), et de se demander comment on est arrivé à se laisser dépasser. Cette étape fondamentale permettra de mettre en place le système qui correspond à VOTRE situation. La vérité est peut-être ailleurs (voir même “au bout du couloir” pour les fans de “y’a que la vérité qui compte”, ne vous cachez pas, je vous est reconnu). Je vous donne des raisons en vrac aux freins les plus courants :
Vous manquez de temps : Le temps ça ne se trouve pas, ça se crée. Une nouvelle organisation vous aidera énormement.
La paperasse vous angoisse : Et c’est compréhensible. Une nouvelle organisation aidera à ne pas accumuler de retard et donc de stress. Peut-être pourriez-vous déléguer la partie la plus anxiogène à un.e professionel.le (fiduciaire, comptable, assistant administratif,etc), ou votre conjoint.e.
Vous n’avez pas envie : la meilleure solution reste la délégation à un.e professionnel.le de tout ce que vous pouvez. Si vous déléguez à votre conjoint, attention à ce que cela ne crée pas une charge trop lourde, et que la personne veuille bien s’en occuper. Si vous ne pouvez pas déléguer, une bonne organisation aura au moins le mérite de réduire le temps que vous y passez.
Vous n’avez pas les compétences : formez-vous, ou faites vous accompagner par un proche ou un.e professionel.le.
Vous n’avez pas de place pour tout gérer et stocker : triez votre espace. On pense souvent avoir peu d’espace alors qu’en réalité, on a juste trop d’objets autour de nous.
Après la reprise en main
Que vous ayez opté pour une meilleure organisation, ou pour vous faire aider par une personne extérieure, si vous ne vivez pas seul.e, mettez-vous d’accord sur le système à adopter et sur qui fait quoi et quand. Un processus simplifié et bien organisé permet de se simplifier la vie, mais le partage permet de l’alléger durablement. Le partage, c’est la clé.
Pour toutes les astuces pratiques sur l’organisation administrative, c’est ici !
Envie de mieux gérer votre paperasse, repartir sur de bonnes bases ? J’arrive.
En bonne fan de rangement et d’organisation (tristesse de cette phrase, je sais), je classe les gens en deux catégories. Ceux qui n’ont jamais effacé un email de leur vie de peur que la terre explose et ont une boite de réception au bord de la crise de foie, et les autres. J’ai très longtemps été dans la première catégorie. Et puis il y a plusieurs années, j’en ai eu marre de stresser à la simple vue de ma boite de réception, de ne pas savoir par où commencer dans la masse de mails, et surtout marre d’avoir l’impression que mon métier était devenue gestionnaire d’emails.
J’ai fait des recherches, regardé des dizaines de tutos YouTube et au fil des années et des nouveautés, j’ai mis au point un système efficace qui me permet d’avoir zéro email dans ma boite à la fin de la journée (chacun son talent, certains savent chanter, moi je sais gérer une boite mail). Tant et si bien que j’ai animé avec succès de nombreux workshops et de sessions individuelles sur le sujet. Voilà les très grandes lignes, j’ai un guide (gratuit) disponible par email si vous voulez avoir plus de détails.
Faire le tri pour repartir sur de bonnes bases
Et oui, pour les emails c’est comme pour la maison, quand on veut mettre en place une nouvelle organisation, on commence par se débarrasser du superflu.
Méthode rapide et radicale pour les courageux : On sélectionne tous les emails de plus de 2 semaines, lus ou non-lus, et on archive le reste (quand on archive, on peut toujours retrouver les emails). On arrête de se mentir, on ne lira pas un email plus vieux que cela.
Méthode douce pour les plus frileux:
Etape 1 : Faire une recherche de tous les emails avec le mot « se désabonner » ou « unsuscribe ». On supprime tout une fois s’être désabonné.e des newsletters inutiles.
Etape 2 : on filtre tous les non-lus et on efface les plus anciens ( à vous de voir ce qui est ancien).
Etape 3 : on balance tous les emails lus.
Si vous avez des dossiers que vous remplissez manuellement, ils ne vous sont d’aucune utilité. Il est plus rapide et efficace d’utiliser la fonction recherche de votre boite mail. Débarrassez-vous de ces dossiers qui sont juste une pollution visuelle non nécessaire. Si vos dossiers se remplissent automatiquement à l’aide de filtres / règles, bravo, gardez-les.
La mise en place du système
Créer des règles /filtres pour que les emails reçus soient automatiquement redirigés vers un dossier sans transiter par la boite mail principale. Par exemple les emails de vos collaborateurs proches, (ou de votre famille s’il s’agit de votre boite perso), sont tous redirigés dans un dossier “collègues” (ou bien “famille”). Les emails restant dans votre boite principale et non dans un dossier seront donc des emails d’expéditeurs inconnus. Vous allez gagner un temps fou à ne plus trier vos emails !
Les bonnes habitudes
En ouvrant sa boite mail : vérifier les dossiers dans l’ordre d’importance qu’on leur accorde en fonction de son activité, ou du temps que l’on a devant soi. On ouvrira peut-être le dossier “boss” ou “gros client” avant celui “collègue” ou “perso” par exemple.
En ouvrant un email : on se pose la question suivante : Est-ce que cela demande une action de ma part, ou est- ce juste informatif ?
Si informatif, je lis, et j’archive/supprime le mail tout de suite
Si action et que je peux faire cette action en 5 minutes ou moins, je le fais tout de suite. Puis on archive/supprime l’email.
Si action de plus de 5 minutes, ça va sur la to-do list. Puis on archive/supprime l’email.
Et voilà pour la base. Si vous êtes intéressé.e et voulez un peu plus de détails et de conseils, je peux vous envoyer par email le guide fait par mes petites mains qui contient aussi des liens de vidéos YouTube pour vous aider si vous ne savez pas créer des règles / filtres ou autre, que vous utilisiez outlook ou gmail. Il suffit de remplir le formulaire juste en dessous.
Et si vous avez d’autres astuces, je suis preneuse !
Recevoir le guide gratuit sur la gestion des emails
“La paperasse, moi, j’adore”. Cette phrase n’a jamais été prononcée dans TOUTE l’histoire de l’humanité (ça et “j’insiste, c’est moi qui me lève pour le biberon de 2h”).
Gérer la paperasse, c’est comme demander à son crush de 4èmeB s’il veut sortir avec nous. Plus on laisse trainer, plus on s’en fait une montagne, et du coup le moment venu, on part du mauvais côté pour faire la bise, on bafouille, il rigole, il nous dit qu’on est vraiment une “super copine” et il nous demande si-au-fait-ta-copine-Sandrine-elle-n’a-pas-un-petit-ami-parce-que-vraiment-elle-me-plait-beaucoup. Bref. J’ai appris des erreurs de cette fillefictive très tôt, et je me suis rarement fait dépasser. Avec le temps et l’arrivée du tout dématérialisé (la vache, la phrase de vieille!), j’ai affiné, et voilà où on en est maintenant pour que cela prenne très peu de temps.
La paperasse vient bien de quelques part. Donc on commence par s’attaquer à la racine du mal :
On automatise tous les paiements que l’on peut
On demande les factures/relevés/communications par internet
J’ajoute des règles dans ma boite mail pour que les factures ne se perdent pas au milieu d’autres emails
Pareil pour les fiches de paie, ou les attestations en tout genre qui ne demandent aucune action de ma part. Si elles sont mises dans un dossier automatiquement, c’est ça de moins à faire et je sais oû les trouver le cas échéant.
En faisant cela on a réduit pas mal le volume de papier. Mais il y a toujours des petits rebelles qui arrivent par la boite aux lettres (comme l’amende reçue pour mon cher et tendre pour excès de vitesse…bref), ou qu’on ramène en personne (comme un contrat d’assurance). Avec ceux-là aussi on a un système. Je vous présente la clée de voute du système: Le casier magique. TADAAAAAAH.
A la réception, je jette TOUT DE SUITE ce qui ne demande aucune de ces 5 actions de notre part : payer, appeler, remplir, renvoyer ou garder.
Tout ce que qui peut être géré en moins de 5 minutes avec un minimum d’effort (comme faire un versement rapide en utilisant mon téléphone), je le fais tout de suite.
Tout ce qui prend plus de temps ou d’énergie (genre aller sur internet sur un site que j’utilise une fois par an et dont je n’ai pas noté le mot de passe) va dans le dossier “à traiter” (et j’ai des boutons à l’avance d’avoir à réinitialiser ce fichu mot de passe).
Alors attention, c’est là qu’il faut de la discipline. Si on met des choses dans un dossier et qu’on ne s’en occupe jamais…ça ne sert à rien, ça ne s’appelle pas gérer la paperasse (comme avoir un abonnement à la salle de sport et ne jamais y aller ne s’appelle pas être un athlète Jean-Blaise). On choisit un moment où on a un peu de temps dans la semaine, et toutes les semaines, on en fait un rituel (et je me rappelle toujours que le temps, on le créé, on n’attend pas de l’avoir). Quand j’étais salariée, je rentrais 30 minutes avant les enfants le mardi, et comme la paperasse me prend moins de 10 minutes, c’était parfait.
Une fois le dossier sorti, je commence par gérer tout ce qui demande une action de ma part autre que garder. Une fois géré le papier est le plus souvent jeté, mais il peut aussi rejoindre les « à garder ».
Pour savoir si je dois garder un papier, je me pose la question suivante : est-ce le papier lui-même qui est important ou bien l’information qui estdessus. Spoiler alert, c’est rarement le papier.
Si c’est le papier qui est important, je le mets dans un des dossiers de la boite magique (comme par exemple un acte de naissance, un contrat)
Si c’est l’information qui est importante ET que je peux obtenir l’information facilement auprès de l’expéditeur si besoin (comme un relevé de prestations), je jette (la majorité)
Si c’est l’information qui est importante MAIS qu’il serait difficile d’obtenir l’information, je scanne avec mon téléphone, j’envoie dans un dossier, puis je jette.
Une fois par an, je mets mon nez dans les dossiers, je vide et je les mets dans mes archives (des fiches cartonnées toutes simples), par catégorie. Et je repars avec un dossier magique tout vide, en sachant que je retrouve tout dans mes archives très vite si besoin (oui, même les copies de mes diplômes).
Une image vaut mieux que milles mots, voilà une petite infographie pour vous pour résumer.
Je me suis fais suée à le faire, j’espère que vous aimerez !
Et voilà, c’est tout. On diminue la source, on gère l’urgent tout de suite, on jette beaucoup, on met le nez dans le “à trier” toutes les semaines, et on archive tous les ans. Comme ça, on ne se fait pas dépasser. Pour nous, ça marche nickel.
Purée, si cette fille de 4ème (toujours totalement fictive) avait agi tout de suite, elle aurait peut-être filé le grand amour avec son crush, et elle aurait pu l’aider à réaliser son rêve d’ouvrir un bar en Jamaïque. Quel gâchis….
Et vous ? Vous gérez comment la paperasse ?
Et si nous trouvions le système parfait pour gérer votre paperasse sans stress ?
Aujourd’hui j’ai décidé de parler d’un des sujets les plus explosifs qui soit dans une famille. Non, je ne parle pas du choix des prénoms des enfants de votre cousine, mais des devoirs. Ce mot à lui seul est l’anti-madeleine de Proust. Vous l’entendez, et en une minute vous êtes replongé.e dans des souvenirs d’enfance douloureux faits de désespoir, de sueurs froides du dimanche soir en voyant qu’il y a une rédac pour demain, de disputes avec vos parents parce que “ce n’est pas comme ça qu’elle nous a dit de faire la maitresse” et de « livre oublié-dans-son-casier-mais-purée-c’est pas-possible-ce-gosse-un-jour-il-oubliera-sa-tête ».
J’ai été tellement traumatisée par les souvenirs de disputes entre mes parents et mon grand frère (oui, je balance), qu’avec mon mari nous avons pris la décision la plus radicale rien que pour les éviter : un mois avant la rentrée d’enfant numéro un en CP, nous avons déménagé en Nouvelle-Zélande, où pendant 7 années de scolarité les garçons n’ont eu ni devoirs, ni notes. Alors, je ne vous cache pas, ce n’est pas LA solution la plus simple pour gérer les devoirs. Mais du coup on s’est épargné beaucoup de mauvais moments potentiels !
Mais toutes les bonnes choses ont une fin, et la rentrée nous sommes en Suisse, donc les enfants ont maintenant des devoirs et des notes, donc des évaluations à réviser. Alors on est encore sur du light par rapport à mes souvenirs d’enfance; on est sur du 45 minutes par semaine maximum, c’est largement gérable. Mais il faut rajouter à cela les années de retard à rattraper en Français (les enfants n’ayant pas été scolarisés dans la langue de Maitre Gim’s, mais dans celle de Beyoncé), et en Allemand (das ist muy importante in Schweiz, heureusement ils peuvent compter sur mon trilinguisme évident). Donc il y a quand même du boulot, et tant que moi je n’en ai pas, justement, du boulot, je peux les aider. Le temps est venu d’honorer la promesse que j’avais faite à la petite fille que j’étais : je refuse de me prendre la tête pour les devoirs.
Du coup, face au nouveau challenge devant nous, j’ai fait ce que je sais faire le mieux : du chantage émotionnel préparer et organiser. D’abord on a préparé leurs petits cerveaux malléables non seulement au choc des devoirs, mais à notre approche: on les encouragera fortement à faire leur devoirs, on les aidera, mais on ne les forcera pas, ils devront gérer les conséquences de leur flemme le cas échéant (spoiler alert, numéro 1 a déjà été face à ces conséquences et l’échec a été tellement cuisant lors de sa seule évaluation non révisée, sa réaction tellement explosive que même les 2 autres ne sont pas prêts d’arriver à l’école les mains dans les poches pendant un moment ! Pour une fois son sens exacerbé de la compétition nous a été bien utile).
Ensuite, on s’est attaqué à l’organisation matérielle. Nous voulions un endroit agréable pour faire les devoirs. Pas de chacun dans sa chambre sur un bureau, pas pratique pour les contrôler travailler ensemble, trop de distractions, et surtout on voulait que les chambres restent des endroits zen, avec rien qui ne leur rappelle l’école. Un peu comme pour le télétravail. Personne ne veut penser à son collègue Henri-qui-a-des-traces-d-auréoles-séchées-sur-sa-chemise-même-à-8H-du-mat à la vue des dossiers posés dans le coin de la chambre. Nous avons la chance d’avoir une salle à manger séparée qui est devenue la salle des devoirs. C’est neutre, et ils peuvent participer à l’aménagement de l’endroit pour le rendre agréable.
Oui, il faut que je retapisse le fond de ce placard, il me donne des boutons!
Il y a surtout un grand placard entièrement dédié à l’école avec : un casier individuel pour leurs affaires (en carton massif, j’exige le meilleur pour mes enfants), une place pour les sacs, des fournitures en plus, et les livres de référence communs. Je dévie un peu mais je pense avoir le seul enfant de 13 ans AU MONDE qui ait envoyé un message WhatsApp à sa Grand-Mère pour lui demander de ne surtout pas oublier le Bescherelle quand elle viendrait en vacances. Je suis partagée entre la fierté et la gêne. Cela simplifie vraiment la vie de tout avoir accessible en un seul endroit. Et surtout, leurs affaires d’école ne se mélangent jamais avec d’autres. Car oui, ton enfant arrive à se coller lui-même à la feuille en cours de travaux manuels, mais la feuille hyper importante de la maitresse qui te donne les dates des réunions parents-profs, celle-là tu peux être sûr.e. qu’elle n’est collée nulle part, et que si le sac arrive dans la chambre, elle finira avec les T-shirts, ou sous un lit.
Enfin, après des semaines où j’étais le parent qui s’occupait à 100% de la gestion des devoirs car n’ayant pas encore de boulot, j’en ai eu marre on s’est vite rendu compte qu’il fallait mettre en place un système, diviser pour mieux régner, pour se partager les tâches tout en leur laissant la place pour développer l’autonomie et la prise d’initiative face au travail, bla bla bla. Donc maintenant, chaque semaine mon mari et moi sommes le parent responsable de la supervision des devoirs d’un seul enfant. Et le troisième se gère tout seul. Attention, responsable ne veut pas dire faire les devoirs aveceux, mais vérifier le carnet tous les soirs et les aider à s’organiser dans leur travail, à anticiper les évaluations à venir et à prioriser les tâches. Bien sûr, ils peuvent tous faire appel à nous pour réviser ou les aider. En gros on sert de pense bête, de pom-pom girl, de coach, de tuteur si on peut, mais pas de flic.
Avec les attentes, les outils et le système en place, ne restait plus qu’à créer une routine, pour fermer le débat une fois pour toute et ne pas avoir à discuter tous les jours du meilleur moment pour faire ses devoirs, et pendant combien de temps (ça se voit que je déteste répéter ?). Tous les jours ils doivent montrer leur carnet à leur parent de la semaine (même si « il-n-y-a-rien-je-vous-jure », parce que souvent « ah-oui-c-est-vrai-y-avait-un-truc-en-fait »), et doivent passer 10 minutes sur les devoirs s’il y en a, et 10 minutes à rattraper le programme en Français et Allemand quoiqu’il arrive.
Et comme les écrans sont limités, ils ne rentrent pas en concurrence avec les devoirs. On ajustera l’organisation au fur et à mesure, mais pour le moment ça roule, et je ne suis pas encore prise la tête pour les devoirs ! Youhou ! Mission accomplie, la petite Hélène de 7 ans est contente de cette promesse tenue et admire la belle femme organisée qu’elle est devenue.
Et vous, vous faites comment pour les devoirs des enfants ? Je suis toujours curieuse et preneuse d’idées.
Pour aller plus loin
Pour favoriser l’autonomie
Télécharge gratuitement ta liste de suggestions de tâches pour impliquer tes enfants dans la gestion de la vie domestique, dès le plus jeune âge. En gros, si tu veux qu’ils aident et que tu ne sais pas par quoi commencer, tu devrais trouver ton bonheur.
Télécharge gratuitement la fiche de poste des parents. Charge mentale incluse ! Un bon outil pour mettre les choses à plat, rééquilibrer les choses à la maison et aller plus loin dans la contribution des enfants.
Des sessions seul.e ou en famille pour faire le point sur votre situation et mettre en place des outils et méthodes personnalisées et adaptées pour vous redonner du temps, du contrôle, histoire de souffler un peu tous les jours et pas juste en vacances.
