En bonne fan de rangement et d’organisation (tristesse de cette phrase, je sais), je classe les gens en deux catégories. Ceux qui n’ont jamais effacé un email de leur vie de peur que la terre explose et ont une boite de réception au bord de la crise de foie, et les autres. J’ai très longtemps été dans la première catégorie. Et puis il y a plusieurs années, j’en ai eu marre de stresser à la simple vue de ma boite de réception, de ne pas savoir par où commencer dans la masse de mails, et surtout marre d’avoir l’impression que mon métier était devenue gestionnaire d’emails.
J’ai fait des recherches, regardé des dizaines de tutos YouTube et au fil des années et des nouveautés, j’ai mis au point un système efficace qui me permet d’avoir zéro email dans ma boite à la fin de la journée (chacun son talent, certains savent chanter, moi je sais gérer une boite mail). Tant et si bien que j’ai animé avec succès de nombreux workshops et de sessions individuelles sur le sujet. Voilà les très grandes lignes, j’ai un guide (gratuit) disponible par email si vous voulez avoir plus de détails.
Faire le tri pour repartir sur de bonnes bases
Et oui, pour les emails c’est comme pour la maison, quand on veut mettre en place une nouvelle organisation, on commence par se débarrasser du superflu.
- Méthode rapide et radicale pour les courageux : On sélectionne tous les emails de plus de 2 semaines, lus ou non-lus, et on archive le reste (quand on archive, on peut toujours retrouver les emails). On arrête de se mentir, on ne lira pas un email plus vieux que cela.
- Méthode douce pour les plus frileux:
- Etape 1 : Faire une recherche de tous les emails avec le mot “se désabonner” ou “unsuscribe”. On supprime tout une fois s’être désabonné.e des newsletters inutiles.
- Etape 2 : on filtre tous les non-lus et on efface les plus anciens ( à vous de voir ce qui est ancien).
- Etape 3 : on balance tous les emails lus.
Si vous avez des dossiers que vous remplissez manuellement, ils ne vous sont d’aucune utilité. Il est plus rapide et efficace d’utiliser la fonction recherche de votre boite mail. Débarrassez-vous de ces dossiers qui sont juste une pollution visuelle non nécessaire. Si vos dossiers se remplissent automatiquement à l’aide de filtres / règles, bravo, gardez-les.
La mise en place du système
Créer des règles /filtres pour que les emails reçus soient automatiquement redirigés vers un dossier sans transiter par la boite mail principale. Par exemple les emails de vos collaborateurs proches, (ou de votre famille s’il s’agit de votre boite perso), sont tous redirigés dans un dossier “collègues” (ou bien “famille”). Les emails restant dans votre boite principale et non dans un dossier seront donc des emails d’expéditeurs inconnus. Vous allez gagner un temps fou à ne plus trier vos emails !
Les bonnes habitudes
- En ouvrant sa boite mail : vérifier les dossiers dans l’ordre d’importance qu’on leur accorde en fonction de son activité, ou du temps que l’on a devant soi. On ouvrira peut-être le dossier “boss” ou “gros client” avant celui “collègue” ou “perso” par exemple.
- En ouvrant un email : on se pose la question suivante : Est-ce que cela demande une action de ma part, ou est- ce juste informatif ?
- Si informatif, je lis, et j’archive/supprime le mail tout de suite
- Si action et que je peux faire cette action en 5 minutes ou moins, je le fais tout de suite. Puis on archive/supprime l’email.
- Si action de plus de 5 minutes, ça va sur la to-do list. Puis on archive/supprime l’email.
Et voilà pour la base. Si vous êtes intéressé.e et voulez un peu plus de détails et de conseils, je peux vous envoyer par email le guide fait par mes petites mains qui contient aussi des liens de vidéos YouTube pour vous aider si vous ne savez pas créer des règles / filtres ou autre, que vous utilisiez outlook ou gmail. Il suffit de remplir le formulaire juste en dessous.
Et si vous avez d’autres astuces, je suis preneuse !
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Pour aller plus loin
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La liste de tri
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