La méthode de gestion de la paperasse

“La paperasse, moi, j’adore”. Cette phrase n’a jamais été prononcée dans TOUTE l’histoire de l’humanité (ça et “j’insiste, c’est moi qui me lève pour le biberon de 2h”).  

Gérer la paperasse, c’est comme demander à son crush de 4èmeB s’il veut sortir avec nous. Plus on laisse trainer, plus on s’en fait une montagne, et du coup le moment venu, on part du mauvais côté pour faire la bise, on bafouille, il rigole, il nous dit qu’on est vraiment une “super copine” et il nous demande si-au-fait-ta-copine-Sandrine-elle-n’a-pas-un-petit-ami-parce-que-vraiment-elle-me-plait-beaucoup. Bref. J’ai appris des erreurs de cette fille fictive très tôt, et je me suis rarement fait dépasser. Avec le temps et l’arrivée du tout dématérialisé (la vache, la phrase de vieille!), j’ai affiné, et voilà où on en est maintenant pour que cela prenne très peu de temps. 

La paperasse vient bien de quelques part. Donc on commence par s’attaquer à la racine du mal : 

• On automatise tous les paiements que l’on peut  
• On demande les factures/relevés/communications par internet  
• J’ajoute des règles dans ma boite mail pour que les factures ne se perdent pas au milieu d’autres emails 
• Pareil pour les fiches de paie, ou les attestations en tout genre qui ne demandent aucune action de ma part. Si elles sont mises dans un dossier automatiquement, c’est ça de moins à faire et je sais oû les trouver le cas échéant. 

En faisant cela on a réduit pas mal le volume de papier. Mais il y a toujours des petits rebelles qui arrivent par la boite aux lettres (comme l’amende reçue pour mon cher et tendre pour excès de vitesse…bref), ou qu’on ramène en personne (comme un contrat d’assurance). Avec ceux-là aussi on a un système. Je vous présente la clée de voute du système: Le casier magique. TADAAAAAAH.  

A la réception, je jette TOUT DE SUITE ce qui ne demande aucune de ces 5 actions de notre part : payer, appeler, remplir, renvoyer ou garder. 

• Tout ce que qui peut être géré en moins de 5 minutes avec un minimum d’effort (comme faire un versement rapide en utilisant mon téléphone), je le fais tout de suite. 
• Tout ce qui prend plus de temps ou d’énergie (genre aller sur internet sur un site que j’utilise une fois par an et dont je n’ai pas noté le mot de passe) va dans le dossier “à traiter” (et j’ai des boutons à l’avance d’avoir à réinitialiser ce fichu mot de passe).  

Alors attention, c’est là qu’il faut de la discipline. Si on met des choses dans un dossier et qu’on ne s’en occupe jamais…ça ne sert à rien, ça ne s’appelle pas gérer la paperasse (comme avoir un abonnement à la salle de sport et ne jamais y aller ne s’appelle pas être un athlète Jean-Blaise).  On choisit un moment où on a un peu de temps dans la semaine, et toutes les semaines, on en fait un rituel (et je me rappelle toujours que le temps, on le créé, on n’attend pas de l’avoir). Quand j’étais salariée, je rentrais 30 minutes avant les enfants le mardi, et comme la paperasse me prend moins de 10 minutes, c’était parfait.  

Une fois le dossier sorti, je commence par gérer tout ce qui demande une action de ma part autre que garder. Une fois géré le papier est le plus souvent jeté, mais il peut aussi rejoindre les “à garder”.  

Pour savoir si je dois garder un papier, je me pose la question suivante : est-ce le papier lui-même qui est important ou bien l’information qui est dessus. Spoiler alert, c’est rarement le papier. 

• Si c’est le papier qui est important, je le mets dans un des dossiers de la boite magique (comme par exemple un acte de naissance, un contrat)  
• Si c’est l’information qui est importante ET que je peux obtenir l’information facilement auprès de l’expéditeur si besoin (comme un relevé de prestations), je jette (la majorité) 
• Si c’est l’information qui est importante MAIS qu’il serait difficile d’obtenir l’information, je scanne avec mon téléphone, j’envoie dans un dossier, puis je jette.

Une fois par an, je mets mon nez dans les dossiers, je vide et je les mets dans mes archives (des fiches cartonnées toutes simples), par catégorie. Et je repars avec un dossier magique tout vide, en sachant que je retrouve tout dans mes archives très vite si besoin (oui, même les copies de mes diplômes).  

Une image vaut mieux que milles mots, voilà une petite infographie pour vous pour résumer.  

Et voilà, c’est tout. On diminue la source, on gère l’urgent tout de suite, on jette beaucoup, on met le nez dans le “à trier” toutes les semaines, et on archive tous les ans. Comme ça, on ne se fait pas dépasser. Pour nous, ça marche nickel.  

Purée, si cette fille de 4ème (toujours totalement fictive) avait agi tout de suite, elle aurait peut-être filé le grand amour avec son crush, et elle aurait pu l’aider à réaliser son rêve d’ouvrir un bar en Jamaïque. Quel gâchis…. 

Et vous ? Vous gérez comment la paperasse ?

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