Organiser son travail

Nos amis les emails

En bonne fan de rangement et d’organisation (tristesse de cette phrase, je sais), je classe les gens en deux catégories. Ceux qui n’ont jamais effacé un email de leur vie de peur que la terre explose et ont une boite de réception au bord de la crise de foie, et les autres. J’ai très longtemps été dans la première catégorie. Et puis il y a plusieurs années, j’en ai eu marre de stresser à la simple vue de ma boite de réception, de ne pas savoir par où commencer dans la masse de mails, et surtout marre d’avoir l’impression que mon métier était devenue gestionnaire d’emails.  

J’ai fait des recherches, regardé des dizaines de tutos YouTube et au fil des années et des nouveautés, j’ai mis au point un système efficace qui me permet d’avoir zéro email dans ma boite à la fin de la journée (chacun son talent, certains savent chanter, moi je sais gérer une boite mail). Tant et si bien que j’ai animé avec succès de nombreux workshops et de sessions individuelles sur le sujet. Voilà les très grandes lignes, j’ai un guide (gratuit) disponible par email si vous voulez avoir plus de détails.  

Faire le tri pour repartir sur de bonnes bases 

Et oui, pour les emails c’est comme pour la maison, quand on veut mettre en place une nouvelle organisation, on commence par se débarrasser du superflu.  

  • Méthode rapide et radicale pour les courageux : On sélectionne tous les emails de plus de 2 semaines, lus ou non-lus, et on archive le reste (quand on archive, on peut toujours retrouver les emails). On arrête de se mentir, on ne lira pas un email plus vieux que cela.
     
  • Méthode douce pour les plus frileux:  
    • Etape 1 : Faire une recherche de tous les emails avec le mot « se désabonner » ou « unsuscribe ». On supprime tout une fois s’être désabonné.e des newsletters inutiles. 
    • Etape 2 : on filtre tous les non-lus et on efface les plus anciens ( à vous de voir ce qui est ancien)
    • Etape 3 :  on balance tous les emails lus. 

Si vous avez des dossiers que vous remplissez manuellement, ils ne vous sont d’aucune utilité. Il est plus rapide et efficace d’utiliser la fonction recherche de votre boite mail. Débarrassez-vous de ces dossiers qui sont juste une pollution visuelle non nécessaire. Si vos dossiers se remplissent automatiquement à l’aide de filtres / règles, bravo, gardez-les.  

La mise en place du système 

Créer des règles /filtres pour que les emails reçus soient automatiquement redirigés vers un dossier sans transiter par la boite mail principale. Par exemple les emails de vos collaborateurs proches, (ou de votre famille s’il s’agit de votre boite perso), sont tous redirigés dans un dossier “collègues” (ou bien “famille”). Les emails restant dans votre boite principale et non dans un dossier seront donc des emails d’expéditeurs inconnus. Vous allez gagner un temps fou à ne plus trier vos emails ! 

Les bonnes habitudes 

  • En ouvrant sa boite mail : vérifier les dossiers dans l’ordre d’importance qu’on leur accorde en fonction de son activité, ou du temps que l’on a devant soi. On ouvrira peut-être le dossier “boss” ou “gros client” avant celui “collègue” ou “perso” par exemple. 
  • En ouvrant un email : on se pose la question suivante : Est-ce que cela demande une action de ma part, ou est- ce juste informatif ?  
    • Si informatif, je lis, et j’archive/supprime le mail tout de suite 
    • Si action et que je peux faire cette action en 5 minutes ou moins, je le fais tout de suite. Puis on archive/supprime l’email.  
    • Si action de plus de 5 minutes, ça va sur la to-do list. Puis on archive/supprime l’email. 

Et voilà pour la base. Si vous êtes intéressé.e et voulez un peu plus de détails et de conseils, je peux vous envoyer par email le guide fait par mes petites mains qui contient aussi des liens de vidéos YouTube pour vous aider si vous ne savez pas créer des règles / filtres ou autre, que vous utilisiez outlook ou gmail. Il suffit de remplir le formulaire juste en dessous.  

Et si vous avez d’autres astuces, je suis preneuse !  


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Notre amie la paperasse

“La paperasse, moi, j’adore”. Cette phrase n’a jamais été prononcée dans TOUTE l’histoire de l’humanité (ça et “j’insiste, c’est moi qui me lève pour le biberon de 2h”).  

Gérer la paperasse, c’est comme demander à son crush de 4èmeB s’il veut sortir avec nous. Plus on laisse trainer, plus on s’en fait une montagne, et du coup le moment venu, on part du mauvais côté pour faire la bise, on bafouille, il rigole, il nous dit qu’on est vraiment une “super copine” et il nous demande si-au-fait-ta-copine-Sandrine-elle-n’a-pas-un-petit-ami-parce-que-vraiment-elle-me-plait-beaucoup. Bref. J’ai appris des erreurs de cette fille fictive très tôt, et je me suis rarement fait dépasser. Avec le temps et l’arrivée du tout dématérialisé (la vache, la phrase de vieille!), j’ai affiné, et voilà où on en est maintenant pour que cela prenne très peu de temps. 

La paperasse vient bien de quelques part. Donc on commence par s’attaquer à la racine du mal

  • On automatise tous les paiements que l’on peut  
  • On demande les factures/relevés/communications par internet  
  • J’ajoute des règles dans ma boite mail pour que les factures ne se perdent pas au milieu d’autres emails 
  • Pareil pour les fiches de paie, ou les attestations en tout genre qui ne demandent aucune action de ma part. Si elles sont mises dans un dossier automatiquement, c’est ça de moins à faire et je sais oû les trouver le cas échéant. 

En faisant cela on a réduit pas mal le volume de papier. Mais il y a toujours des petits rebelles qui arrivent par la boite aux lettres (comme l’amende reçue pour mon cher et tendre pour excès de vitesse…bref), ou qu’on ramène en personne (comme un contrat d’assurance). Avec ceux-là aussi on a un système. Je vous présente la clée de voute du système: Le casier magique. TADAAAAAAH.  

A la réception, je jette TOUT DE SUITE ce qui ne demande aucune de ces 5 actions de notre part : payer, appeler, remplir, renvoyer ou garder. 

  • Tout ce que qui peut être géré en moins de 5 minutes avec un minimum d’effort (comme faire un versement rapide en utilisant mon téléphone)je le fais tout de suite. 
  • Tout ce qui prend plus de temps ou d’énergie (genre aller sur internet sur un site que j’utilise une fois par an et dont je n’ai pas noté le mot de passe) va dans le dossier “à traiter” (et j’ai des boutons à l’avance d’avoir à réinitialiser ce fichu mot de passe).  

Alors attention, c’est là qu’il faut de la discipline. Si on met des choses dans un dossier et qu’on ne s’en occupe jamais…ça ne sert à rien, ça ne s’appelle pas gérer la paperasse (comme avoir un abonnement à la salle de sport et ne jamais y aller ne s’appelle pas être un athlète Jean-Blaise)On choisit un moment où on a un peu de temps dans la semaine, et toutes les semaines, on en fait un rituel (et je me rappelle toujours que le temps, on le créé, on n’attend pas de l’avoir). Quand j’étais salariée, je rentrais 30 minutes avant les enfants le mardi, et comme la paperasse me prend moins de 10 minutes, c’était parfait.  

Une fois le dossier sorti, je commence par gérer tout ce qui demande une action de ma part autre que garder. Une fois géré le papier est le plus souvent jeté, mais il peut aussi rejoindre les « à garder ».  

Pour savoir si je dois garder un papier, je me pose la question suivante : est-ce le papier lui-même qui est important ou bien l’information qui est dessusSpoiler alert, c’est rarement le papier. 

  • Si c’est le papier qui est important, je le mets dans un des dossiers de la boite magique (comme par exemple un acte de naissance, un contrat)  
  • Si c’est l’information qui est importante ET que je peux obtenir l’information facilement auprès de l’expéditeur si besoin (comme un relevé de prestations), je jette (la majorité) 
  • Si c’est l’information qui est importante MAIS qu’il serait difficile d’obtenir l’information, je scanne avec mon téléphone, j’envoie dans un dossier, puis je jette.

Une fois par an, je mets mon nez dans les dossiers, je vide et je les mets dans mes archives (des fiches cartonnées toutes simples), par catégorie. Et je repars avec un dossier magique tout vide, en sachant que je retrouve tout dans mes archives très vite si besoin (oui, même les copies de mes diplômes).  

Une image vaut mieux que milles mots, voilà une petite infographie pour vous pour résumer.  

Je me suis fais suée à le faire, j’espère que vous aimerez !

Et voilà, c’est tout. On diminue la source, on gère l’urgent tout de suite, on jette beaucoup, on met le nez dans le “à trier” toutes les semaines, et on archive tous les ans. Comme ça, on ne se fait pas dépasser. Pour nous, ça marche nickel.  

Purée, si cette fille de 4ème (toujours totalement fictive) avait agi tout de suite, elle aurait peut-être filé le grand amour avec son crush, et elle aurait pu l’aider à réaliser son rêve d’ouvrir un bar en Jamaïque. Quel gâchis…. 

Et vous ? Vous gérez comment la paperasse ?


Et si nous trouvions le système parfait pour gérer votre paperasse sans stress ?


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